Il arrive que l’on puisse confondre les métiers de secrétaire et d’assistant(e) de direction. Pourtant, ces deux professions ne sont pas tout à fait les mêmes. En effet, un ou une secrétaire n’est pas forcément assistant(e) de direction, mais un(e) assistant(e) de direction possède des compétences propres au métier de secrétaire ! En quoi ces deux métiers sont-ils différents ? À suivre, quelques éléments de réponse.
Distinguo entre secrétaire et assistant(e) de direction
Nous vous proposons un rappel succinct sur les métiers de secrétaire et d’assistant(e) de direction.
Le métier de secrétaire
Tout d’abord le ou la secrétaire est un poste incontournable dans un grand nombre d’organisations. Il est même de notoriété publique, que le ou la secrétaire est la clé de voute de beaucoup d’entreprises. Cette personne est rattachée à un ou plusieurs services. Cela signifie alors qu’il peut y avoir plusieurs secrétaires au sein d’un même établissement.
Les tâches classiques et récurrentes qu’un ou une secrétaire doit réaliser sont les suivantes :
- Gestion globale du courrier
- Gestion des appels téléphoniques
- Organisation de certains emplois du temps
- Gestion des mails, rédaction de documents divers, de debriefings
- Préparation de dossiers
- …
Le ou la secrétaire est donc une personne polyvalente, adaptable et encline à passer facilement et rapidement d’une tâche à une autre.
De quoi est fait le métier d’assistant(e) de direction ?
L’assistant(e) de direction est « subordonné(e) » à sa hiérarchie. Le terme « subordonné » n’est en aucun cas à percevoir de manière négative. Il est surtout question de comprendre que l’assistant(e) de direction se réfère à son ou sa supérieure hiérarchique, et a pour mission principale d’alléger la charge de travail de sa direction.
L’assistant(e) de direction assure la logistique et l’organisation de son supérieur. Il existe de facto, et selon les entreprises, des tâches aussi diverses que variées pour chaque assistant(e) de direction !
Toutefois, l’assistant(e) de direction est la plupart du temps chargé(e) des missions suivantes :
- Prise en charge des visiteurs qui ont rendez-vous avec la direction
- Gestion des rendez-vous et de l’emploi du temps de la direction
- Organisation des réunions, rédaction des compte-rendus
- Création et collecte des documents nécessaires au bon fonctionnement du travail de la direction
- Connaître les dossiers de la direction et savoir en restituer les informations
- Avoir un œil sur la bonne marche du service dans lequel il ou elle travaille
- Savoir intervenir entre les collaborateurs et la direction, afin de garantir la bonne transmission des informations
- …
Ainsi, les métiers de secrétaire et d’assistant(e) de direction diffèrent à plusieurs égards.
Le ou la secrétaire dans une organisation
En tant que secrétaire, il est possible de se charger de tâches liées à n’importe quel niveau de la structure. Les missions du ou de la secrétaire ne sont pas obligatoirement émises par la direction. Un ou secrétaire peut alors assister tout(e) un(e) chacun(e) au sein d’une organisation.
L’assistant(e) de direction
La personne chargée d’assister une direction est exclusivement affiliée à sa hiérarchie. Au niveau des responsabilités, les choses s’avèrent également différentes du champ d’action d’un ou une secrétaire. En effet, en endossant le rôle d’assistant(e) de direction, on peut avoir une incidence sur le fonctionnement global de la structure par laquelle on est salarié(e).