Parmi les missions bien souvent confiées à une assistante administrative indépendante : les factures… La gestion des factures entre dans la dynamique commerciale de toute organisation professionnelle. Les factures sont des documents bien spécifiques que l’on doit non seulement fournir aux clients, mais que l’on doit surtout conserver. Générer des factures peut s’avérer fastidieux et rébarbatif. Cela est d’autant plus vrai que les tâches liées aux factures s’ajoutent parfois à un emploi du temps on ne peut plus chargé. En quoi la gestion des factures est-elle indispensable ? Comment s’organise la gestion des factures clients ? Existe-t-il une méthode pour gérer au mieux les factures ? Nos avis, et conseil, à suivre !
Organisation et gestion des factures
Il faut avant tout prendre en considération le fait qu’une facture est un document essentiel. Une facture est un document qui a une valeur comptable et fiscale. Elle mentionne une transaction afférente à un service ou à une vente. Certains détails doivent impérativement figurer sur chaque facture.
Une entreprise peut tout à fait déléguer la gestion des factures à une personne ou un organisme extérieur. Pour ce faire, il suffit de donner mandat à ce tiers, qui pourra alors établir les factures au nom de l’entreprise.
Les points élémentaires de la gestion des factures
Les factures sont encadrées légalement. De ce fait, il est obligatoire de facturer selon certaines conditions et d’impérativement noter les dates d’émission de chaque facture. Aujourd’hui, il faut aussi employer des supports et des logiciels spécifiques de facturation. Nous verrons aussi plus loin, quelles sont les mentions de rigueur à notifier sur chaque facture.
Dans quels cas la facturation est-elle obligatoire ?
La facturation doit être établie dans les cas suivants :
- Dans le cadre de vente à distance (exemple : commande sur internet)
- Pour les personnes (à titre de particulier) qui demandent une facture après avoir effectué un achat (ou prestation de service à partir de 25 € TTC). Il s’agit par exemple d’une facture établie par un maréchal ferrant pour un propriétaire d’équidé. Une personne peut également exiger une facture après avoir emmené son animal chez le vétérinaire.
- Pour les achats de produits, matériels ou prestations de services qui s’adressent à une activité professionnelle (si par exemple un plombier intervient dans votre entreprise, il doit vous délivrer une facture).
- Lorsqu’une vente est réalisée en enchère publiques. On peut en particulier évoquer ici les œuvres d’art vendues aux enchères, ou bien des antiquités, des voitures d’occasions…
La gestion des factures implique des dates
En effet, la date d’émission ( = remise) de facture est indispensable, car elle permet de justifier certains actes (manquements à payer, vérifications générales, etc.).
Une prestation de service doit s’accompagner d’une facture datée du jour où la prestation est vendue. Vous avez rendez-vous chez un ostéopathe, celui ci doit vous fournir une facture après que vous ayez payé votre consultation.
En cas de vente de produits, la facture est émise au moment où l’acheteur (client) accepte la commande. La facture dans ce genre de situation pour être différée. Exemple : vous achetez un produit sur internet. Après avoir passé commande, vous recevez une confirmation de commande. Suit après vérification de votre solvabilité, une confirmation de paiement, associée à une facture. Exemple 2 : Vous vous rendez dans un magasin pour acheter une brosse à dents électrique. Après avoir payé, la personne en caisse vous fournit systématiquement une facture, qui de surcroît fait office de garantie.
Les dates notées sur les factures, (vous pouvez aisément l’imaginer) sont alors très importantes.
Ces dates ont d’ailleurs une grande importance du point de vue comptable. Les dates des factures permettent de matérialiser les montants qui constituent un chiffre d’affaires.
Factures « papier » et factures « électroniques »
Les factures papier, éditées par un logiciel consacré, sont les plus souvent rencontrées. Ces factures sont justement archivées et transmises au comptable de l’entreprise qui les émet. Les particuliers peuvent aussi être susceptibles de présenter leurs factures. En cas de demande de crédit d’impôts après avoir effectué des travaux de rénovation à leur domicile par exemple.
Les factures électroniques sont quant à elles valables si elles sont associées à une « signature électronique », ou si elles utilisent des échanges de données informatisées pour télétransmettre les factures.
NB : Les factures papier, numérisées, puis envoyées/reçues, sont considérées de la même façon que des factures électroniques (aux yeux de l’administration fiscale).
Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur chaque facture ?
- Identité et coordonnées du professionnel et du client
- Numéro de TVA
- Numéro de facture
- La date d’émission de la facture
- Quantité, dénomination, prix unitaire (hors TVA) des biens (ou services vendus)
- La taux de TVA applicable
- Le montant total de TVA
- Le montant total à payer hors taxes et toutes taxes
- Les modalités de règlement (chèque, espèces, virement bancaire)
- Pourcentage d’acompte (si acompte exigé)
- Taux des pénalités si retard de paiement
- Adresse facturation des parties (si différentes de leurs adresses principales)
- Le numéro de bon de commande
Faut-il utiliser obligatoirement un logiciel de facturation ?
La réponse est OUI. Les factures doivent être établies par un logiciel de gestion. Ce dernier doit répondre à certaines conditions : conservation et archivage de données, sécurisation, inaltérabilité. Ce type de logiciel doit être agréé selon plusieurs aspects : attestation spécifique et individuelle de l’éditeur, ou certificat délivré par un organisme accrédité.
Les factures doivent être conservées ?
Fiscalement : les factures doivent être conservées 6 ans (à compter de leur date d’établissement).
Comptablement parlant : les factures doivent être archivées et conservées 10 ans (à compter de la date de clôture de l’exercice).
Existe-il des sanctions en cas de non respect de la conservation des factures ?
Encore une réponse affirmative à cette question. Effectivement, il existe des sanction si une entreprise ne conserve pas ses factures.
Si une entreprise omet de conserver certaines factures, elle encoure un « rejet comptable ». Cela implique une procédure de rectification contradictoire par l’administration fiscale. Cela peut, par voie de fait, entrainer un recalcul du bénéfice de l’entreprise sur la période concernée.
Les factures des fournisseurs, sont elles aussi à conserver. Si tel n’est pas le cas, l’entreprise peut se faire refuser une déduction de charges.
Les factures clients qui ne sont pas préservées dans les archives, peuvent quant à elles entraîner des pénalités. Il est question de 50 % du montant facturé, à payer par l’entreprise.