La secrétaire est un atout inestimable pour toute entreprise (ou administration). Cette personne connaît de nombreux rouages de l’organisation pour laquelle elle travaille. Aujourd’hui, de plus en plus de secrétaires exercent leur métier en étant freelances. Cela est une occasion rêvée de travailler dans différents domaines, pour plusieurs entreprises. C’est également et surtout, le gage d’une certaine liberté. La secrétaire 3.0 est en route, elle est même parfois qualifiée de « télésecrétaire ». De quelles compétences doit disposer la secrétaire nouvelle génération ? Quels outils doit-elle maîtriser ? Quels sont ses champs d’actions ?
En quoi consiste le métier de secrétaire indépendante ?
La digitalisation entre à 100 % dans le cadre de travail quotidien de la secrétaire indépendante. En effet, les tâches qu’elle sous traite sont externalisées… Travailler à domicile devient alors tout à fait possible ! Ce format de travail permet par ailleurs de traiter des missions confiées par plusieurs employeurs.
L’évolution du métier de secrétaire : acquisition de compétences spécifiques
La digitalisation et le numérique sont des termes pleinement ancrés dans le travail des télésecrétaires. L’accès à de nombreux logiciels, ainsi que leur utilisation doivent être maitrisés. Une prise en main des réseaux sociaux et des back-office de certains sites internet est un véritable avantage.
Les principales compétences de la secrétaire 3.0
Parmi les tâches classiques qu’une secrétaire maîtrise inévitablement, certaines subtilités sont incontournables. Il peut notamment s’agir de connaissances en matière de marketing digital, de gestion de site internet/blog, de présence efficace sur les réseaux sociaux, et de savoir faire en termes d’outils digitaux.
Ce sont justement ces aptitudes connexes, qui rendent une secrétaire indépendante singulière aux yeux d’un employeur !
Les qualités essentielles d’une télésecrétaire
Cela peut sembler évident, mais la personne qui se lance en tant que secrétaire freelance, doit disposer d’une réelle autonomie et de capacités d’adaptation évidentes. Si le travail est divisé de façon à œuvrer pour plusieurs employeurs, il est important de s’adapter à chacun, en faisant preuve d’une organisation irréprochable.
Les outils que possèdent les employeurs d’un secrétaire indépendante sont évidemment différents selon les entreprises. Inutile de rappeler que ces facettes technique et opérationnelle requièrent curiosité et pro action.
Une télésecrétaire curieuse, capable d’effectuer de la veille sur les bonnes pratiques : indissociable du métier de secrétaire freelance
La veille qu’il est important d’effectuer sur les outils, les pratiques, les nouveautés, est inhérente à tout métier lié au numérique et à la digitalisation. C’est aussi une manière pertinente de se démarquer d’autres personnes qui travaillent en tant de secrétaires indépendantes.
Il est aussi fréquent de se prendre au jeu en se renseignement régulièrement sur les évolutions des outils et des logiciels. De fait, certaines télésecrétaires se passionnent pour un domaine spécifique et sont dès lors en mesure d’offrir un niveau de service avec une forte valeur ajoutée.
Quels types de services propose une secrétaire indépendante ?
Une télésecrétaire est une personne pluridisciplinaire. Néanmoins, à travers des préférences ou des compétences acquises par la force des choses (et du temps), des spécialités sont parfois mises en relief. Par spécialités il peut par exemple être question d’un domaine de travail spécifique (santé, sport, industrie…).
À noter tout de même : une télésecrétaire ne se substitue pas à d’autres métiers. En effet, construire l’architecture globale d’un site internet, décider d’une stratégie de communication, gérer l’intégralité des payes des collaborateurs, ne sont pas forcément dans ses cordes (et cela est bien normal).
Des compétences classiques, teintées de savoirs faire spécifiques : un mélange idéal pour une télésecrétaire qui souhaite se démarquer
Les prestations classiques qui sont proposées par une secrétaire indépendante peuvent être les suivantes : secrétariat classique, assistance administrative, gestion de mails, aide sur la partie commerciale et/ou financière…
En annexes, d’autres compétences viennent étayer le panel de services possibles. Une secrétaire 3.0 peut également prendre en charge : la création de newsletters, la rédaction de contenus spécifiques à destination du site internet de l’entreprise pour laquelle elle travaille, fournir de l’aide sur la partie réseaux sociaux, contribuer à la création de contenus multimédias,etc.
Le cloud et l’informatique : indispensables à la bonne marche du métier de secrétaire indépendante
Une secrétaire externalisée doit avoir à sa disposition, tous les outils nécessaires au bon déroulement des missions qui lui sont confiées.
Informatique, internet, cloud : la boite à outils de la secrétaire 3.0
Si le métier de secrétaire s’externalise de plus en plus, c’est uniquement grâce à la dématérialisation des outils de ce métier.
En clair, une télésecrétaire peut répondre au répondre au téléphone de son employeur même si elle ne se trouve pas dans ses locaux… Elle peut aussi bien prendre la main sur les outils informatiques ! La possibilité de faire des visioconférences, de faire des partages d’appels, de centraliser les collaborateurs durant certains temps forts… Tout cela est devenu normal et courant dans de nombreuses entreprises. La télésecrétaire peut donc participer à tout cela, comme si elle se trouvait en chair et en os dans la même pièce que tous les autres protagonistes.
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